Análisis y descripción de puestos de trabajo

Definición: El análisis y definición de los puestos de trabajo de una empresa es una labor muy importante que nos ayudará a determinar las necesidades de formación del personal y a descubrir los perfiles más óptimos para cubrirlos, además de servirnos para organizar los departamentos. La descripción de un puesto debe responder a múltiples preguntas, que se pueden resumir en tres principios básicos: identificar, definir los objetivos que cumple cada uno y describir las actividades que se realizan en ellos.

• Según el libro de Administración de personal Gary Dessler es “El procedimiento a través del cual se determina los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en término de capacidad y experiencia) que deben ser contratas para ocuparlas”
• Según William Werther y Keith David en el libro de Administración de personal y Recursos Humanos es “Recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado.”

Métodos para llevar a cabo del análisis de puesto

1. Observación directa: consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto. 

Características:

• Utilización en tareas repetitivas.
• Periodo de adaptación.
• Comunicación al empleado de que va a ser observado. 

Ventajas: 

• Procedimiento objetivo y empírico.
• Registro sistemático y homogéneo de datos. 

Inconvenientes: 

• El hecho de observar interfiere el comportamiento.
• Se requiere tiempo y esfuerzo, costoso.
• No se utiliza en puestos no manuales.
• La persona observada no participa de forma activa.

2. Cuestionario: Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el puesto. 

Características: 

• Sencillo y fácil de comprender.
• Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato.
• Sólo un cuestionario por puesto (no personas).
• Cuestionario puede ser abierto o cerrado. 

Ventajas: 

• Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior.
• Participación activa de los titulares. 

Inconvenientes: 

• No utilizar en puestos bajos.
• Supone un trabajo de análisis.
• Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

3. Entrevista: Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto.Conviene que la entrevista esté estructurada. 

Ventajas: 

• Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el titular.
• Método personalizado, mayor riqueza informativa.
• Interacción directa permite eliminar posibles reticencias. 

Inconvenientes: 

• Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

4. Incidentes críticos: consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeño del puesto de trabajo. 

5. Métodos críticos:  Utilización de varios métodos al mismo tiempo. Normalmente se utiliza observación directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.

6. Recopilación de información: Consiste en recabar información acerca de las descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

Análisis de cargos

Descripción de cargos

Diseño de cargos

Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto

Organizacional:

• Cuando se funda la organización.
• Cuando se crea nuevos puestos.
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa.

Cargo:

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir.
• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.
• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.
• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

¿Qué debe llevar una descripción de un puesto de trabajo?

1. Nombre del cargo.
2. Objetivo específicos del cargo.
3. Relaciones.
4. Funciones principales.
5. Otras responsabilidades.
6. Indicadores asociados.
7. Perfil ideal de la persona.

EJEMPLO DIDÁCTICO

Un ejemplo del análisis de puestos de trabajo es el programa "Jefe Encubierto", en el cual se muestra los diferentes problemas que pueden surgir en un puesto de trabajo, aquí un episodio: